Kasboek

Als je begroting eenmaal is goedgekeurd mag je beginnen met geld uitgeven en het is natuurlijk belangrijk om alles goed bij te houden. Hiervoor gebruik je een kasboek. Hoe je precies je kasboek gebruikt hangt sterk samen met de aard van je commissie. Zijn je uitgaves over lange periodes verspreid en heb je tussendoor veel tijd en beschikking over een computer (Blikredaxi, Arco etc) dan kun je meteen het digitale kasboek gebruiken. Ben je echter penningmeester van een commissie met een relatief korte activiteit waarbij je geen computer gebruikt (Kamp, Familiedag, Composlot etc.) dan moet je zorgen dat je een schriftje hebt dat je de hele tijd bij de hand hebt zodat je alles meteen op kunt schrijven.

Het belangrijkste is dat je niets vergeet en alles opschrijft anders kom je bij het maken je afrekeningen in de problemen.

We gaan hier in op de indeling van het kasboek, hoe je inkomsten en uitgaven (boekingen) noteert en wat aandachtspunten zijn bij het gebruik van je kasboek. Op de linker pagina staan de inkomsten, op de rechter pagina de uitgaven. Zorg dat alle inkomsten en uitgaven te herleiden zijn door alle bonnetjes te verzamelen. Bij een standaard boeking noteer je het volgende in het kasboek:

• de datum van de transactie
• Noteer de volgende boeking altijd onder die met het vorige nummer, ook als die ’aan de andere kant’ staat. Dit bevordert overzicht.
• een korte omschrijving van de boeking zelf, hierbij zet je ook het nummer van het corresponderende bonnetje, stortingsbewijs, betaalde factuur of declaratie. Deze bonnen bewaar je zodat je later altijd kan laten zien wat ervan gekocht is
• het bedrag dat in of uit is gegaan

Je telt je kas regelmatig, Intro= 2x per dag, Kamp= 2x per dag, Arco= 1x per dag, COCOS= 2 x per dag, commissies met een evenement 2x per dag, doorlopende commissies maandelijks en voor en na elk evenement. Tel de pagina’s op en noteer dit onder ’Totaal’. Neem het beginsaldo mee; alleen dan kun je bepalen water op dit moment in de kas zou moeten zitten.

• Je noteert in je kasboek expliciet dat je de kas geteld hebt, en wanneer (op welke dag en indien nodig hoe laat).
• Je noteert in je kasboek de hoeveelheid geld die zich in de kas bevindt.
• Je vergelijkt dit met de hoeveelheid geld die volgens de genoteerde boekingen in de kas zou moeten
• zitten. Het verschil “wat er werkelijk in de kas zit” minus “wat er in de kas zou moeten zitten” noemen we het kasverschil. In feite is dit een onvoorziene uitgave. Als je teveel in je kas hebt zitten, heb je een negatieve onvoorziene uitgave (oftewel een meevallertje). We noemen het kasverschil dan ook een uitgave of inkomst in het grootboek Onvoorzien.
• Wat er daadwerkelijk in je kas aanwezig is, is je beginsaldo van je volgende pagina. Om dit netjes te doen, maak je je kasboek in evenwicht (de twee totalen van de linker en rechter pagina zijn gelijk) door het op de ene pagina uit je kas te halen en het op je andere pagina weer in je kas te stoppen.